业务办公室应付账款

应付账款

建立Vendorlink帐户的第一步要求新员工遵循以下说明.

1)去 http://vendorlink.373171.com/login.aspx 尝试使用你的电子邮件登录(不带@)373171.com)及电邮密码.

2)您将收到一条消息，说“您的帐户需要进行认证。.”

3)收到消息后，让你的主管联系Debbie Price (dprice@373171.com)、Carrie Hernandez (carriehernandez@373171.com)或乔·福斯特( josfoster@373171.com)在商务办公室，我们可以为您设置门禁.

现在您有了访问权限，下一步就是登录到Vendorlink.

Vendorlink登录页面位于:http://vendorlink.373171.com/login.aspx.

您的登录名和密码与您的电子邮件登录名和密码相同.

新的供应商和变化的供应商信息

新供应商

当处理一个对你的部门来说是新的供应商的支票请求时, 登录Vendorlink，Search“其他供应商”. 供应商按字母顺序排列. 首先使用下拉箭头Search“所有供应商”. 如果您的供应商没有列出, 使用“Search所有人员和组织”，输入供应商的名称. 当没有找到供应商时，使用“请求新的供应商”...然后填写姓名和地址.

所有新供应商必须完成一份 W9 除非他们是目前的威斯蒙特学生，员工或教职员工. 填妥的表格可以提交给Debbie Price或直接传真到商务办公室805-565-6137. 在向新供应商支付任何款项之前，必须收到填妥的W9表格.

更改供应商信息

更改供应商的名称或地址, 输入支票请求时, 选择供应商并在“注释”部分输入新信息. 如果您没有处理支票请求, 请将新信息发邮件给Debbie Price，邮箱为dprice@373171.com.

营业费用

业务费用政策

员工在代表学院承担费用时应作出合理的判断. 费用必须满足学院的需要. 每个员工决策的范围和性质与他们被分配的职责相称. 我们希望员工尊重学院的资源，以表达对学院使命的赞赏, 缺乏资源来开展学院的大量项目, 我们从捐赠者和支付学费和杂费的辛勤工作的家庭那里获得了价值.

除了期望从支出的始作俑者那里得到合理的判断, 还期望所有批准此类支出的其他雇员也进行审查和良好的判断. 所有各方都因其相互行动而承担责任. 当出现问题时，必须进行对话并采取纠正措施，以防止不必要或不负责任地使用大学资源.

支出的权威

支出权限的级别由支出的金额决定，并且总是需要至少一个来自业务办公室的人员的协作, 但可能需要其他部门经理和/或副总裁的合作. 25美元或以下的支出, 只要求商务办公室的员工核实已经出示了原始收据，并且费用的性质似乎是为了学院的利益. 超过25美元但少于250美元的支出需要部门经理审查支出. 对于超过250美元的支出，必须由副总统批准. 在所有情况下都大于250美元, 会计服务经理或财务总监必须授权支出.

付款方式

学院用支票支付大部分交易. 开支票开给供应商或雇员的支票, 检查请求必须使用Vendorlink发起.

支票每周五打印，不迟于下午2点寄出. 作为通过美国邮政邮寄支票的另一种选择, Vendorlink允许请求者指定保留支票，以便由业务办公室的特定员工亲自领取, 或者通过校园邮件发送给指定的员工. 所有的Vendorlink请求必须在周三下午4点之前得到授权，以便在周五之前得到处理, 两天后.

原始文档

所有支出必须有原始文件证明，如提供货物或服务的供应商开具的现金登记收据或商业发票.

员工报销

员工经常发现用自己的资金或信用卡支付商品或服务更方便. 在这种情况下, 原始文件必须由员工提供，附在他们的Vendorlink批次封面页上.

学术研究奖学金

学院没有, 这不是必需的, 为参加学术研究奖学金的学生代扣代缴税款, 也不需要在任何纳税表格上报告这些金额.

里程报销

在学校出差时使用汽车的员工按美国国税局规定的费率报销. 这个费率是基于每行驶一英里的一定数额，并包括所有相关费用, 包括燃料, 石油, 穿 & 与汽车使用有关的撕裂、保险和正常费用. 美国国税局的里程报销费率是:

率

开始日期

结束

65.每英里5美分 2023年1月1日 直至另行通知
62.每英里5美分 7月1日. 2022 2022年12月31日
58.每英里5美分 2022年1月1日 2022年6月30日

每英里56美分

2021年1月1日
2021年12月31日

57.每英里5美分

2020年1月1日
2020年12月31日